仕事の引き継ぎはどうして疲れるの？疲弊する原因と5つの解決法
どうも、しんたまです。
サラリーマンをしていると、配置転換で後任者へ業務を引き継ぐ機会があります。
「教えるの、めんどクセェェェ！！」
「自分でやった方が早いわぁぁぁ！！」
はい、そのように言いたい気持ち、すっごく分かりますよ。
自分がやるよりも人に教えるのって数倍疲れますよね。
なぜ、仕事の引き継ぎは疲れるのか？
疲弊する根本原因と解決策を解説します！
1．引き継ぎでイライラしやすいのは前任者
仕事の引き継ぎは前任者が主導することが多いですが、後任者の姿勢にイライラしてしまうこともあるでしょう。
後任者は、前任者がどのような点でイライラしやすいか理解しておくとよいです。
- マニュアルを読まない
- メモを取っていない
- 何度も同じことを聞かれる
- 話をしっかり聞いているか分からない
前任者は自身も新しい仕事を誰かから引き継ぐ場合が多いです。
その時間を確保しながら、後任者へ教えるわけです。
そのため後任者がこのような状態だと、イライラしてしまいますよね。
2．引き継ぎでストレスになりやすいのは後任者
引き継ぎを受ける後任者が、前任者の指導や態度にストレスを感じることがあります。
前任者は、引き継ぎを受ける側の心理を理解しておくとよいです。
- マニュアルだけを渡されて口頭で教えてくれない
- メモを取っても読み返す時間がない
- 何に不安を感じているか打ち明けられない
- 1度聞いただけでは理解できないが、2度目は聞きにくい
初めてその業務を行う立場の人にとっては、すぐに理解するのは難しいです。
後任者のペースを把握して、雑談などのコミュニケーションを交えながら、打ち明けやすい関係を築けるように意識しましょう。
3．引き継ぎのイライラやストレスを生まないためのポイント
ここでは解決法穂を5つ紹介します。
- マニュアル作成は早めに着手する
- 業務で行うことのリストアップと年間スケジュールを作る
- 良い人間関係を築く努力をする
- 引き継ぎする側とされる側の両方の視点を持つ
- 引き継ぎは時間がかかることを理解する
具体的に解説しますね！
1．マニュアル作成は早めに着手する
マニュアルがあれば、後任者は自分のペースで確認ができ、不明なポイントだけを前任者に聞けばよいため、マニュアルは引き継ぎでは重要なものです。
普段の業務でも、手順やポイントを自身のメモとして残しておくとよいでしょう。
引き継ぎでは、そのメモがマニュアルとなってくれます。
2．業務で行うことのリストアップと年間スケジュールを作る
業務内容の項目と、年間を通じていつ何が必要か分かるスケジュールを作っておきましょう。
これも普段から自分のスケジュールを年単位、月単位のものを作っておけば、引き継ぎではそれがマニュアルになるので楽ですよ。
3．良い人間関係を築く努力をする
引き継ぐ側、引き継がれる側にいつなるか分かりません。
普段から周りの人とコミュニケーションをとり、良好な関係値作っておくことが大切です。
4．引き継ぎする側とされる側の両方の視点を持つ
双方の視点を持っていれば、引き継ぐ側、引き継がれる側になったとしても、相手の立場を理解した上で対応できます。
5．引き継ぎは時間がかかることを理解する
短時間で引き継ぎができれば、それに越したことはありません。
しかし基本的には後任者の理解度はかけた時間に比例します。
上司やリーダーは引き継ぎには時間がかかることを理解して、変なプレッシャーをかけないようにすることが、前任者と後任者が気持ちに余裕を持って引き継ぎができることにつながります。
4．まとめ
引き継ぎは、する側とされる側どちらも大変です。
そのため、以下の視点を持っておくと良いでしょう。
- 引き継ぎする側とされる側の両方の視点を持つこと
- 引き継ぎは時間がかかることを理解する
- 普段から業務の流れをメモしておくと、引き継ぎ時にマニュアルになり便利
- 人間関係を良好にしておく
サラリーマンをしていると、いきなり担当変更を言い渡されることもあります。
「数日で引き継ぎを完了するように」と指示されることもあるでしょう。
「そんな短期間でできるかい！」と上司に文句を言いたい気持ちは分かりますが、その会社の何年もいるのであれば、引き継ぎ時間がどれくらい与えられるか予測はできますよね。
文句を言っても最終的に自分の首をしめるだけなので、普段から準備をしておくことが大切です。
追伸
僕も毎年、配置転換されています。
まるでチェスの駒のようにコロコロ変えられます。
以前も大変でしたよ。
全く新しい業務を引き継がないといけない中、
新しい上司も絵に描いたような昭和のパワハラ野郎だったので。（笑）
サラリーマンで生きていくのなら、仕方ないこと。
心も仕事内容も、事前に整えておきましょうね！
